Desarrollo de proyectos con Confluence | El papel del analista de negocio

Explica: Shirley Gil, Expert Functional Analyst de Zenta

En el entorno actual de negocios, donde la colaboración y la transparencia son clave, las herramientas colaborativas como Confluence se han vuelto indispensables para el éxito de los proyectos. Los analistas de negocio desempeñan un papel crucial al contar con la habilidad de utilizar estas herramientas para dar visibilidad al desarrollo de los proyectos, logrando como beneficio para el equipo que exista una mayor comunicación, facilitar la información y mejorar la eficiencia en la gestión.

Aunque sabemos que para determinar si una herramienta es óptima o adecuada para un proyecto, va a depender de muchas variables y también de las necesidades específicas del proyecto, en esta ocasión quiero darte mi opinión del porqué Confluence hará la diferencia en tu rol como Business Analyst. Así que quédate y te comparto la fórmula para sacar el mayor provecho de esta herramienta, para ti y tu equipo, convirtiéndote en un pilar y guía dentro del mismo, en pro de los objetivos trazados.

¿Qué es Confluence?

Esta herramienta es un software de colaboración, escrito en Java para bosquejar y plasmar los requerimientos y enlazarlos a tareas en el sistema de seguimiento de incidencias de JIRA, mejorando el trabajo en equipo, y permitiendo crear, estructurar, colaborar, organizar y compartir todo lo referido a un proyecto, en un único lugar, donde todos los miembros tienen visibilidad y acceso a la información.

Ahora bien, ya que sabemos esto, te puedes estar preguntado, ¿por qué es importante para los analistas de Negocio usar esta herramienta? Desde mi opinión te comentaré cuál ha sido el plus y beneficios que le ha otorgado el manejo de esta herramienta a mi rol.

Todo proyecto tiene un punto de partida, algunos inician por medio de un discovery, dependiendo del equipo porque no todos lo usan, pero lo que sí sucede y es un paso relevante, es la recopilación de información para lograr un óptimo levantamiento de necesidades del negocio, donde el Business Analyst juega un papel fundamental para determinar de qué forma y cómo transmitir o compartir esta información al equipo de trabajo y luego la retroalimentación de estos.

Por ello, quiero contarles desde mi experiencia cómo sucede esta transmisión de información desde un Business Analyst a su entorno y los beneficios de Confluence para lograr que el equipo tenga conocimiento y manejo de todo lo relevante al proyecto:

1. Comunicación de necesidades y requerimientos del negocio al equipo de trabajo:

- Creación de espacio colaborativo.

- Incorporación estructurada y accesible de la información del proyecto.

- Manejo y gestión de la documentación consolidando los conocimientos del negocio en el analista.

2. Adaptación a equipos multidisciplinarios:

- Espacios específicos para cada equipo.

- Lenguaje acorde a los diversos grupos.

3. Gestión del cambio y actualizaciones en tiempo real:

- Notificaciones y alertas para novedades.

- Asignación de tareas a cada miembro del equipo.

- Ahorro de tiempo en la continuidad de avances.

4. Ahorro de tiempo y base informativa para sesiones futuras:

- El equipo cuenta con la misma información.

- Exposición de temas específicos.

- Cierre de acuerdos y determinación de próximos pasos.

5. Retroalimentación y análisis integral del negocio:

- Comentarios e información al Business Analyst.

- Requerimientos funcionales específicos.

6. Control de acceso a la información:

- Permisos de acceso al equipo.

- Centralización de información para evitar dispersión.

7. Consolidación de conocimientos:

- Manejo de información de diferentes áreas del negocio.

- Intermediario entre equipo y partes interesadas, ampliando el conocimiento comercial y técnico del cliente.

Llegue a estos beneficios al ingresar a distintos proyectos donde detecte que los equipos no contaban con toda la información necesaria para el desarrollo, y aunque parezca ilógico, pasaba con frecuencia. Por ello decidí gestionar y ejercer acciones como Business Analyst en este punto crítico, que si bien es parte de nuestras responsabilidades, el cómo hacerlo es una decisión personal de acuerdo a tu entorno y las herramientas con las que puedas contar.

Hemos escuchado alguna vez “El conocimiento es poder”, efectivamente es así, ¿Por qué lo digo? Porque gracias a él, he podido tener continuidad en el cliente.

Además, al usar Confluence para el manejo de documentación, logré ampliar y fortalecer mi conocimiento del negocio, teniendo un mayor dominio de grupo, eficiencia y sinergia con los diversos equipos, consolidando mi rol como un elemento clave y base para garantizar el logro de los objetivos de los distintos proyectos.

Y se preguntarán, ¿cómo puedo lograr esto?, ¿se recuerdan que les hable de mi fórmula? Bueno estos son los 5 elementos claves que componen esa fórmula y que me ha funcionado para destacar mi rol mediante esta herramienta, con el objetivo de brindar visibilidad y/o transparencia de lo que se va desarrollando en el proyecto y contar con un espacio colaborativo que fomenta la agilidad del equipo.

1. Documentación: Brindar información organizada y dejar registros escritos detallados relacionados con las actividades de negocio, procesos o proyecto, con ello se proporciona tareas, instrucciones y/o información valiosa que puedan ser comprendidos por todos los miembros del equipo.
2. Colaboración: A través de la interacción entre los miembros del equipo, donde sus comentarios, aportes y actualizaciones suceden en tiempo real, brindando un ahorro de tiempo.
3. Única fuente de información: Contar con una base única de información que puede ser accesible a todas las partes interesadas, brindando la misma información para todos, lo que garantiza una comunicación efectiva.
4. Acceso y Asignaciones: A través de las alertas el compañero será notificado de alguna asignación o tarea que debe realizar, ofreciéndole la información rápidamente, además, con esta herramienta podemos gestionar los accesos de quienes pueden visualizar qué y cuál información dentro de los proyectos.
5. Consolidación: Logrando ampliar y fortalecer el conocimiento del negocio por parte del analista, alcanzando un mayor dominio de grupo, eficiencia y una sinergia con los diversos equipos de trabajo.

En resumen, queda claro que en un entorno empresarial cada vez más colaborativo y orientado a proyectos, el Analista de Negocio debe contar con conocimientos claves y manejo de herramientas colaborativas para desarrollar su rol e incrementar su continuidad dentro de los proyectos.

Siendo así el aliado estratégico del cliente y el equipo, facilitando la colaboración, mejorando la comunicación y garantizando el éxito del proyecto.