Design Sprint con Equipos Remotos | Guía by Zenta

Explica: Adriana Pérez, Design Lead de Zenta

Esta es una guía creada para ayudarte a desarrollar un Design Sprint remoto, la misma enmarca las herramientas más usadas en el proceso de corrida y pensamiento de diseño, entrega consejos de organización, agenda y cronograma, así como tips para facilitar y llevar el tiempo de las actividades, y herramientas colaborativas y entregables del proceso.

Está basada en las experiencias adquiridas con diversos clientes de distintos rubros y se fundamenta en el libro “Sprint: El Método Para Resolver Problemas y Testar Nuevas Ideas en Solo 5 Días” de Jake Knapp,John Zeratsky,Brade Kowitz y la Guía metodológica de Marvel.

Si estás aquí es porque deseas crear usando el diseño y la creatividad como foco principal, por lo que es un gusto poder ayudarte en el desarrollo de productos innovadores, fusionando los conocimientos de varias disciplinas, incluyendo el trabajar en equipo, escuchar las ideas, enfocar los objetivos en las necesidades del cliente y los usuarios finales.

¿Qué es un Design Sprint?

El Design Sprint es una metodología que en teoría se realiza en 5 días, pero esto ciertamente puede ser adaptado según el proyecto y sus requerimientos. Además se deben considerar ciertos aspectos para que podamos obtener excelentes resultados como:

• Investigación previa sobre la problemática
• Fomentar la importancia del proceso
• Preparar al equipo sobre los beneficios de hacerlo y el resultado que vamos a obtener.
• Desde el primer momento en que se toma la decisión de hacer un Design Sprint deben planificarse y agendarse las actividades para que todo esté totalmente ordenado y asegurar un proceso consecutivo y orientado al objetivo del proyecto.

¿Dónde nace esta metodología?

Nació de la mano de Jake Knapp, ex socio de diseño de Google Ventures, quien empezó a ejecutarla en Google en 2010. Dos años después, Knapp llevó el concepto a Google Ventures, donde otra parte del equipo (Braden Kowitz, Michael Margolis, John Zeratsky y Daniel Burka) se encargó de acabar de perfeccionar el proceso hasta lo que hoy conocemos.

Empresas como Nest, Medium, Lego, Uber o Slack han llevado a cabo sus propios Sprint, pero no son las únicas, desde universidades hasta personas con proyectos personales la han implementado. Aquí en Medium puedes acceder a una página que reúne cientos de case studies relacionados https://sprintstories.com/

¿Cuál es el proceso original?

Este proceso se enmarca en 5 días y 8 horas de trabajo

De acuerdo a la definición del proyecto pueden ser configurables. La teoría nos habla de un proceso de 5 días consecutivos de 8 horas de trabajo, pero lo cierto es que no todos los clientes tienen la posibilidad de agendar una semana entera, por lo cual lo mínimo recomendable de horas de trabajo son 4 horas por dia para darle flexibilidad a nuestro cliente de realizar otras tareas dentro de su rol.

Es importante antes de comenzar un Design Sprint tener un levantamiento general sobre la problemática y conocimiento de las áreas involucradas. Por lo cual el esquema que te presento no es definitivo pero sí una recomendación:

Reglas del Design Sprint

• Confiar en el proceso: Muchas compañías no utilizan metodologías para la creación o mejoras de un producto, por eso es fundamental que hagas lo posible por reducir la incertidumbre en el equipo y minimizar así el común temor a lo desconocido.
• El trabajo en equipo: Se debe siempre trabajar en pro de una estrategia en conjunto, donde todos desde su expertise aporten conocimientos al producto, para generar nuevas ideas que impacten directamente en los usuarios y el mercado.
• No se generan discusiones: Por ninguna razón debe permitirse confrontaciones o discusiones dentro de la sesión, queremos generar distintas ideas y puntos de vista para analizarlos y votarlos en conjunto, de acuerdo a la experiencia y lo que es mejor para el producto.
• Se deben seguir las instrucciones del facilitador: Siempre existe el rol del facilitador que es quien conduce las dinámicas y actividades por lo tanto es de suma importancia poner atención a las indicaciones ya que todas están planificadas y cronometradas para terminar en el plazo establecido.
• Ser puntuales: Basado en la experiencia, es entendible que las personas no se puedan unir a tiempo, pero en lo posible deben estar presente e iniciar en el horario establecido, ya que está contemplado el tiempo de trabajo y la ausencia de un participante clave puede retrasar los tiempos de término de las actividades.

Elementos clave

• Desafío: Es el tema que vamos a abordar durante el Design Sprint, será el eje central del desarrollo de nuestras actividades. Para escribirlo correctamente debes tomar en cuenta los siguientes puntos:

Necesidades: ¿Qué necesita realmente nuestro usuario? Debemos centrarnos en las necesidades más profundas y obviar las más evidentes.

Dolores: ¿Qué le duele a nuestro usuario en base a la problemática que hemos investigado? Debemos empatizar con el usuario, encontrar tareas o acciones que detesta en su día a día.

Ganancias: ¿Qué gana nuestro usuario al resolver su dolor?, ¿cómo mejora su vida?, ¿qué beneficios obtiene?

• Equipo: Un equipo de Design Sprint se conforma idealmente por un máximo de 9 personas.
• El tiempo: El tiempo será determinado de acuerdo a lo solicitado por el cliente, cada una de las actividades debe ser agendada para que todas las personas involucradas puedan participar. Debe establecerse en un lapso 4 horas continuas o divididas en 2 intervalos.

Por ejemplo: 2 horas en la mañana y 2 horas en la tarde. Debemos ser flexibles en relación a esto.

¿Qué debes hacer antes de iniciar un Design Sprint?

1. Conocer la problemática del cliente: Para ello se recomienda una sesión de kickoff para hacer preguntas y obtener la información necesaria para hacer el proceso. Si bien un Design sprint tiene actividades paso a paso, la realidad es que algunas de ellas deben ser reemplazadas por otras basadas en Design thinking para resolver problemas específicos del cliente.
2. Solicitar documento de requerimientos o planteamiento de la problemática de nuestro cliente.
3. Tener una sesión de explicación de la metodología: Los clientes mayormente al hacer trabajo colaborativo son empujados por la incertidumbre y en consecuencia tienden a dudar del proceso, así que, haz un espacio para explicar la metodología y el resultado que se obtendrá al terminarla.
4. Conocer aspectos más visuales del producto: Si el resultado esperado es una interfaz, te sugiero que puedas solicitar información a través de un Brief, que hemos denominado Brief del cliente, este permite capturar: principales responsables del proyecto, guía de estilos, UI kit, colores corporativos, tipografías, productos existente, etc.
5. Envía cronograma con los tiempos destinados para cada una de las etapas de la metodología.
6. Transmitir al cliente que las actividades a realizar están bajo un control del tiempo, por el cual deben ser puntuales a la hora de iniciar las sesiones de trabajo. Debe definirse el decisor de antemano, y quién podrá reemplazarlo en caso de no estar en las actividades decisivas.
7. Tener preparado el Muro donde realizarás la actividad: Siempre da accesos como Visitor link, ya que no requiere que el usuario se registre en Mural, así puede ingresar de forma rápida a la mesa de trabajo.
8. Acordar con el cliente las entrevistas a expertos invitados o stakeholders que estarán asociados a las problemáticas, para conversar, y en caso que se dificulte su participación, pueden hacerlo a través de grabación de audios o videos, contando su visión respecto al tema que se abordará.
9. Determinar cuál será el entregable del Design Sprint (Sketch, wireframe, mockup, prototipo, procesos o flujos etc.)
10. Establecer las actividades según las necesidades del cliente: Si bien el Design Sprint es una receta paso a paso que va generando una actividad en consecuencia de otra, la realidad es que la receta no funciona para todos los proyectos y puede sufrir modificaciones en el desarrollo de las actividades.

¿Qué hacer durante un Design Sprint?

1. Realizar una breve explicación sobre la metodología: Siempre es importante recordar la metodología y el resultado que se obtendrán, explicación de Mural y sus características básicas (post-it, imágenes, votación, carga de archivos, deshacer, mover, duplicar, etc.) Para hacerlo más ameno puede crearse una actividad de rompe hielos que involucre todas esas características.
2. Pedirle a los participantes que al ingresar a Mural coloquen sus nombres: De esa forma se podrán identificar de mejor forma y así ayudarlos durante cualquier eventualidad en el Mural.
3. Solicitar a los usuarios que probaran nuestro prototipo o que verán el resultado de nuestro Design Sprint para obtener hallazgos importantes, impresiones u opiniones.
4. Indicar cada cuanto, en intervalos de tiempo, tendrán un break (se sugiere en un lapso de 10 a 15 min).
5. Leer las instrucciones generales de todas las actividades.
6. Confiar en sí mismo y tener seguridad del proceso y desarrollo de las actividades.
7. No dejar espacios amplios de conversación: La idea es avanzar rápido y terminar las actividades, dentro de lo posible, en el tiempo que se determinó.
8. Se recomienda ir documentado, siempre que sea posible, los resultados de las actividades que se vayan realizando por día.
9. El día de Ideación se requiere que los participantes tengan disponibles papel y lápiz para bocetar y trabajar en actividades más creativas.
10. Respaldar los murales en los que se trabaja inmediatamente se culmine el día de trabajo ya sea con una copia o descargando en PDF, PNG, o JPG, el mural. Esto para preservar la información recopilada en caso de que algún miembro del equipo mueva o elimine partes de la actividad.
11. Bloquee instrucciones o campos que no vayan a ser editados durante la actividad para evitar que sean movidas por error, además, evita incomodidad a los participantes.
12. Mantén en lo posible tu audio abierto para incentivar al equipo, o para que sientan tu presencia activa en la actividad en caso que tengan un duda en relación a las instrucciones de las actividades.
13. En el día 4 debe determinarse el tipo de prototipo en el que trabajaremos.
14. Preparar la guía de entrevista junto al decisor de las tareas que debe realizar el usuario final.
15. Determinar roles dentro de los test de usuarios: Entrevistador, observador y el que tomará las notas sobre las impresiones de los usuarios.

¿Qué hacer al terminar un Design Sprint?

• Puedes realizar actividades de retrospectiva para conocer la opinión del cliente en cuanto a la actividad y los aspectos en que debes mejorar.
• Preparar carpeta con la documentación del cliente.
• Almacenar todos los videos de los test de usuarios.
• Exportar mesas de trabajo en Mural.
• Traspasar los resultados al Documento o plantilla.
• Almacenar archivo principal del prototipo en forma local (Figma o Adobe XD).
• Exportar UI kit, Guías de estilo, Design system, etc.
• Actualizar accesos de mesas de trabajo y herramientas de prototipado, para resguardar la información. (Edición, eliminación, copias etc.)
• En caso de ser un interfaz o prototipo, las pantallas pueden ser compartidas en plataformas como Zeplin para su desarrollo a nivel de Front end.
• Generar una carpeta individual de respaldo.
• Enlaces del producto funcional navegable.

Para finalizar…

Quiero recordarte que esto fue creado en base a todos los Design Sprint realizados dentro de Zenta. Hemos descubierto en el camino que la receta no es igual para todos los clientes, y hay actividades que deben ser cambiadas en función de las necesidades de usuarios y clientes con el objetivo que estos queden satisfechos con el servicio.

El Design Sprint en el tiempo ha sido planteado de muchas formas por distintos autores en cuanto a su implementación, pero este es el camino que día a día realizamos dentro de la compañía.

Puede ser personalizable de acuerdo al facilitador y cliente, pero, para mantener un proceso estándar dentro de la empresa hemos establecido esta guía.

Espero podamos ser un aporte en el desarrollo de tus actividades y estamos disponibles para ayudarte en la implementación de esta y otras metodologías.