Solución de conflictos | Project Manager en acción
Explica: Francisco Cayuán, Líder de Proyecto Experto de Zenta
La gestión de proyectos puede volverse compleja cuando se presentan imprevistos en la ejecución, haciendo que encontrar la solución idónea se vuelve primordial.
La gestión de proyectos es más que planificar tareas, asignarles responsables, duraciones, dependencias y darles avances, ese es el trabajo quizás más simple, que con ayuda de cualquier herramienta de planificación, Project u otra, es casi una tarea trivial y monótona.
La verdadera complejidad es cuando ya estamos en plena ejecución de este, y surgen imprevistos, issues, problemas que ninguna planificación tiene considerado y que a la larga se traducirá en desvío de plazos y por ende incumplimiento de compromisos con nuestros clientes, ya sean internos o externos.
Es ahí donde surgen ciertas habilidades blandas que todo Project Manager / Jefe de Proyectos debe poner en acción:
- Transparencia ante todo:
Si tenemos un imprevisto de la índole que sea, ya sea técnico, de recursos humanos o monetarios, siempre se debe ser transparente con el cliente y nunca omitir, obviar o minimizar el problema.
Es necesario informar sus causas, los potenciales impactos en el proyecto, tales como desplazamiento de plazos y/o aumento de costos, pero lo más importante, y aquí viene el desafío para los Project Manager, siempre tener un plan alternativo y/o propuesta mitigante, que se pueda ser planteada y negociada con el cliente.
- El Plan B:
Antes de presentar un plan alternativo al cliente o sponsor del proyecto, se debe asegurar que ese plan B es realista y cumplible, y para ello, el conocimiento y juicio experto del equipo del proyecto, es clave.
Los Project Manager pueden tener ideas que pueden ser razonables y coherentes, pero técnicamente imposibles de implementar, por lo tanto, el plan que se propondrá debe estar acordado previamente con el equipo técnico del proyecto. Con eso logramos mayor seguridad al momento de negociar, y que además, este no derivará en nuevos problemas. (la idea no es derivar en un plan C… o plan Z)
Aparte de que el plan alternativo sea implementable, es deber de Project Manager, tener en cuenta la necesidad del negocio, y que el proyecto en cuestión, viene a cubrir esa necesidad, por lo que el plan debe cubrir la mayor parte de las necesidades urgentes del negocio donde claramente la negociación con el cliente será esencial.
- La negociación del Plan:
Como se indicó anteriormente, la transparencia y sinceridad es clave para realizar una negociación exitosa con el cliente, poniendo en la mesa todos los pro y contras que significa implementar un plan distinto al que inicialmente se había acordado, qué compromisos no se cumplirán, y cuáles si, enfocándonos en los beneficios de implementar el plan y los contras de no hacerlo.
En este punto es relevante enfocarse 100% en el negocio, y no en los aspectos técnicos de la solución (al cliente esto no le interesa).
Finalmente, consideremos que nunca será bien visto por los clientes, el informar problemas sin soluciones alternativas.
